Công ty TNHH tổ chức sự kiện Hoàng Gia
Facebook Hoàng Gia
Công ty TNHH tổ chức sự kiện Hoàng Gia
Công ty TNHH Tổ Chức Sự Kiện Hoàng Gia

Hotline: 0989 138 568

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện

          Nếu bạn hằng mơ ước trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện, đây là những bước cơ bản dẫn đến sự thành công cho công việc này:

Tiếp cận thông tin đại chúng trong sự kiện

          Trong khi thuyết phục nguyên nhân dẫn đến thay đổi nhận thức thì các phương tiện thông tin đại chúng tập trung vào thái độ và sự thay đổi của hành vi theo hướng nhất định.
Các phương tiện thông tin đại chúng chuyên biệt luôn không ngừng cung cấp thông tin vào công chúng. Những gì giới thiệu nghiên cứu cho ta nguồn tin phục vụ truyền thống là rất cần thiết cho quan hệ công chúng vì chúng ta vẫn lựa chọn nguồn tin cho các thông diệp trong hoạt động thông tin đại chúng, chúng ta phải kiểm soát nguồn thông tin qua nghiêm cứu cho thấy nguồn thông tin hấp dẫn chúng ta là độ tin cậy và ảnh hưởng

Kênh truyền thông đối với sự kiện

          Kênh truyền thông là con đường riêng biệt hoặc công cộng để truyền thông điệp từ người gửi đến người nhận, từ đó thông tin truyền tải tới đông đảo công chúng.
          Hiện nay trên các kênh thông tin chủ yếu là các phương tiện thông tin đại chúng hiện nay trên các thông tin đại chủ yếu là các phương tiện chuyên biệt mà ai cũng có thể đăng ký hay bắt sóng.

Họp báo và kết quả họp báo trong tổ chức sự kiện

          Nhìn chung không nên tổ chức họp báo, nếu bạn chưa chắc chắn được những gì cần nói và đáng nói thì lại không nên tố chức họp báo. Tuy nhiên nếu có thể được thì bạn cứ tổ chức họp báo, điều này rất có lợi bởi nó chứng tỏ cho công chúng biết công ty của bạn không có điều gì che giấu
          Hãy tổ chức họp báo nếu có một nhân vật nào đó tham dự nhưng trong tình trang bận rộn và bạn biết rằng giới báo chí đang rất mong gặp được nhân vật này

Trả lời phỏng vấn báo chí trong sự kiện

          Khi giao tiếp với người khác bằng hình thức viết, bạn có thể kiểm soát được nhiều điều, nhưng trong quá trình phỏng vấn trực tiếp, có rất nhiều điều bạn không thể kiểm soát nổi, vì vậy nếu tin tức về cuộc phỏng vấn được đăng trên báo chí in thì nguy cơ có một hình ảnh không được ưng ý lắm rất cao, có một nguyên tắc giúp cho người đi phỏng vấn cảm thấy tự tin hơn, đạt kết quả tốt hơn, dưới đây là một số hướng dẫn giúp cho các nhà làm QHCC và các lãnh đạo áp dụng khi trả lời phỏng vấn báo chí:

Một số vấn đề cần quan tâm khi tổ chức sự kiện

          Trước ngày diễn ra sự kiện, bạn cần liên lạc với các hãng thông tấn trong địa bàn dể nhắc họ kiểm tra lại những thiết bị kỹ thuật của họ đến lúc đó đã hoàn hảo chưa, nên bạn đã bố trí được một sự kiện tương tự như sự kiện đua khinh khí cầu, thì bạn không được phép với bất kỳ lý do nào để xảy ra trục trặc với công việc truyền thông

Công bố các sự kiện đặc biệt

          Các sự kiện đặc biệt nhất thiết cứ phải là những gì to tát. Nó có thể là một cuộc triển lãm liên ngành, lễ cắt băng thông xe một con đường cao tốc, hoặc cũng có thể là một cuộc họp báo trước ngày khai trương triển lãm các bức tranh quý hiếm, tuy đối với mỗi sự kiện khác nhau , việc công bố đòi hỏi có những phương pháp khác nhau, nhưng nhìn chung có một số nguyên tắc cần phải áp dụng cho tất cả các trường hợp

Nghệ thuật dùng các nhân vật nổi tiếng trong tổ chức sự kiện

          Những người làm xúc tiến thương mại thường lợi dụng đưa những người người nổi tiếng vào chương trình để thu hút sự chú ý của mọi người về phía mình. Tuy nhiên không phải lúc nào chiến thuật cũng cho kết quả tốt, bởi công chùng thấy người những người nổi tiếng chẳng liên quan gì đến sản phẩm.

Marketing hình ảnh trong tổ chức sự kiện

          Hình ảnh được định nghĩa là ấn tượng về một nhân vật,một công ty, hoặc một tổ chức. Hình ảnh không phải là một bức tranh , nghĩa là nó không phải là thứ nhìn thấy và sờ được, trái lại nó là một thứ mà muốn thấy được bạn phải hình dung hoặc cảm nhận được.
Marketing hình ảnh nhằm tới đối tượng là công chúng và tìm cách xây dựng một mối quan hệ thật tốt với công chúng, vượt ra ngoài phạm vi hàng hóa và dịch vụ, nhưng lại luôn có liên quan đến hàng hóa và dịch vụ.

Công nghệ thực hiện trong tổ chức sự kiện

          Xúc tiến thương mại, thực ra không có gì mới khi cho rằng xúc tiến thương mại có tác dụng rất lớn trong việc thu hút sự chú ý của báo chí, như nhà QHCC nổi tiếng Edward L. Bernay đã nói rằng xúc tiến thương mại chính là để tạo ra tin tức, để tạo ra một sự kiện thực sự đáng đưa tin, trong xúc tiến thương mại, bạn thấy mối ràng buộc rất khăng khít giữa QHCC và Marketing - khắng khít tới mức một số quan sát viên đã gọi là xúc tiến thương mại là Marketing QHCC.

Tranh ảnh minh họa cho bài viết trong tổ chức sự kiện

          Một phóng sự nhìn chung sẽ có nhiều cơ hội được các hãng thông tấn chấp nhận nếu bạn gửi kèm tranh ảnh minh họa, nhiều tòa soạn thích đăng ảnh riêng của họ và các dịch vụ truyền thông hữu tuyến cũng vậy. trong trường hợp đó, bạn phải làm việc với toàn soạn đó trước khi họ đưa bài của bạn vào lịch phát hành, để họ có thể bố trí thợ chụp ảnh biên tập cho bài của bạn.
Bạn phải tập hợp tất cả những chi tiết tranh ảnh tới, và thợ ảnh sẽ sắp xếp và sử dụng các tư liệu tranh ảnh của bạn ra sao là quyền của bạn, bạn không nên can thiệp.

Báo chí trong sự kiện

          Vì công việc của bạn là bán ý tưởng thông qua các phóngsựhoặc tranh ảnh cho bên truyền thông nên bạn luôn cần phải đi trước trong việc thu thập các thông tin ý tưởng Chuẩn bị phóng sự để làm một cuộc phóng sự bạn chỉ cần một số khả năng của một phóng viên nhà báo, ví dụ khả năng nhìn ra sự việc khi bạn nghe hoặc nhìn thấy, trong một sự kiện rộng lớn, nơi mà mọi người quá bận rộn không có thời gian cung cấp tin tức cho bạn, thì bạn cần phải có đủ bản lĩnh và kỹ năng để tự tìm ra nguồn tin tức cho bạn.

Thông tin điện tử đối với tổ chức sự kiện

          Khi một nhà QHCC đã thu hút được sự quan tâm trong khu vực và trên thế giới đối với tin bài của anh ta trên một tờ báo địa phương, thì các tin bài đó có nhiều hội được đánh các hãng làm dịch vụ truyền thông hữu tuyến để ý. Kỹ thuật tin học tiên tiến cũng giúp các hãng thông tấn rất nhiều trong việc sao chụp bằng laze.
Nhờ đó các biên tập viên về ảnh có thể tập hợp ảnh, phóng ảnh, thu nhỏ ảnh, làm sáng, làm tối, hoặc nâng cao chất lượng của tranh ảnh trước khi gửi đi.

Video và truyền thông hữu tuyến trong tổ chức sự kiện

          Các phương tiện như video và truyền thông hữu tuyến có thể giúp đưa thông tin QHCC trực tiếp đến các tờ báo trên toàn thế giới và tới các trung tâm phát thanh truyền hình. Dịch vụ này đặc biệt tiện ích bởi nó chuyển các thông tin QHCC từ máy tính này đến máy tính khác vì vậy các thông tin đó sẽ nhanh chóng được đưa ra biên tập trên máy tính và tiếp tục được gửi trực tiếp đến thiết bị chế bản tự động

Thông báo trong tổ chức sự kiện

          Quan hệ tốt trong công việc với các nhân viên truyền thông luôn là một việc cần thiết nhằm giúp cho công việc thuận lợi. Tuy nhiên, bạn cũng cần phải hết sức cẩn thận bởi vì họ là những người có thể khiến cho công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn, cũng có thể gây khó khăn thậm chí phá hỏng toàn bộ chương trình của bạn, bí quyết thành công khi tổ chức sự kiện là xây dựng một mối quan hệ thật tốt với báo chí bằng cách luôn đón bắt được nhu cầu của họ.

Những mục cần kiểm tra đối với thiết bị tổ chức sự kiện

          Để đảm bảo rằng tất cả các trang thiết bị quan trọng dành cho sự kiện đều đã được kiểm tra kỹ? một trong những phương pháp đơn giản nhất là lên một danh mục chi tiết những nội dung cần kiểm tra đối với trang thiết bị. tiến hành kiểm tra sớm để nếu có sự cố gì xảy ra thì bạn vẫn có đủ thời gian bổ sung và chỉnh sửa

Thuyết trình bằng loa đài trong tổ chức sự kiện

          Hệ thống âm thanh có vai trò quyết định trong việc thành công hay thất bại của một buổi thuyết trình. Để tránh sự cố xảy ra trong một buổi thuyết trình, bạn cần phải quan tâm đặc biệt tới bốn khía cạnh của âm thanh. Đó là hệ thống âm ly có tốt không. Dùng thiết bị âm thanh của công ty hay của đi thuê bên ngoài, thiết bị càng đơn giản càng tốt, đồng thời đối với các linh phụ kiện phải lựa chọn thật kỹ.

Thực hiện thuyết trình bằng máy chiếu trong tổ chức sự kiện

          Những người làm QHCC thường dùng máy chiếu để hộ trợ cho việc thuyết trình, như các buổi thuyết trình trước các nhà phân tích tài chình, hoặc thuyết trình về các buổi thuyết trình về các quyền lợi của nhân viên.Các thiết bị trợ giúp cho máy chiếu. bạn sẽ phải dử dụng nhiều thiết bị trong các buổi thuyết trình bằng máy chiếu như giấy vẽ đặt trên giá đỡ, máy chiếu, phần mềm Power Point và các slides.

Tổ chức sự kiện: Triển khai các công việc cụ thể

          Nếu các buổi diễn thuyết trong nội bộ một đơn vị tổ chức, một công ty đã được coi là những sự kiện đặc biệt thì những việc khác như hội trợ triển lãm thì phải được coi là các sự kiện đặc biệt. trong thực tế có không ít sự kiện lớn hơn nhiều sự kiện kể trên như các cuộc viếng thăm củ những nhân vật quan trọng, hội nghị , hội thảo, triển lãm hàng hóa thương mại, hội nghị khách hàng v..v.. lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện trên là một việc tối quan trong.

Công tác để chuẩn bị sự kiện

          Lưu lại các bài diễn thuyếtThông thường, để chuẩn bị một bài diễn văn cho một thành viên ban lãnh đạo cần tốn rất nhiều thời gian và công sức, cho nên bạn cần phải sử dụng nó nhiều lần chứ không phải một lần đưa lên thông tin đại chúng. Khi tổ chức sự kiện, nếu không bắt buộc phải có sự có mặt của diễn giả, thì bạn có thể dùng máy thu thanh cho phát lại những bài diễn thuyết này.

Tránh những lỗi thường gặp trong việc tổ chức sự kiện

          Quên không kiểm tra lại chính xác thời gian họp
Trước khi chốt lại lịch ngày tổ chức cuộc họp hoặc một sự kiện nào đó, bạn phải kiểm tra xem ngày này có trùng với bất cứ dịp nghỉ lễ, ngày nghỉ nào hay không. Bạn cũng nên lưu ý việc tránh tổ chức sự kiện cùng ngày với các sự kiện thể thao nổi bật, thu hút người xem, đặc biệt là khi bạn đang tìm kiếm 1 bản hợp đồng với một đối tác là nam giới. Đầu năm hãy kiểm tra lại lịch tất cả các ngày nghỉ và các sự kiện trong năm để bạn không lên lịch trùng với các sự kiện đó. Việc này rất dễ đúng không

Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện (tiếp theo)

          Tùy theo các loại sự kiện khác nhau mà. Nhà tổ chức sự kiện nhằm tới những mục tiêu khác. Dưới đây là những mục tiêu thường được các nhà tổ chức sự kiện hướng tới.
Họp hội thảo

Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện

          - Tầm quan trọng của ngân sách
          - Vị trí của ngân sách: Ngân sách là vấn đề quan trọng và là hàng đầu của tổ chức sự kiện. Ngân sách quyết định việc tổ chức sự kiện có thể được hay không cũng như mục tiêu sự kiện, quy mô tổ chức sự kiện.

Hoạch định tổ chức sự kiện và hội thảo

          Vấn đề di chuyển của khách mời dự sự kiện hội thảo - Sắp xếp việc đi lại theo nhóm
Một số công ty đường sắt và hàng không có cung cấp dịch vụ giá vé tập thể với chiết khấu cao nếu số lượng từ 10 người trở lên. Dịch vụ này có thể được ghi rõ trong phiếu đặt hội nghị. Nhưng trước hết bạn cần liên lạc với phòng dịch vụ khách hàng của công ty để lấy thông tin, để từ đó bạn có thể xác định được các chi tiết thông tin cần thiết và bổ sung vào tờ đặt chỗ tham gia hội nghị.

Sắp đặt và trang trí trong phòng khi tổ chức sự kiện

          Sự hái hòa giữa các đồ vật: Sự hài hòa giữa toàn bộ bàn ghế, vật trang trí trong phòng, cốc đĩa tách chén, đồ dùng bằng bạc, bằng thủy tinh cũng có ý nghĩa quan trọng. Nhà tổ chức cần suy nghĩ xem cần làm gì để chúng trở nên đặc biệt hơn. Câu hỏi đặt ra là liệu chúng có gây được ấn tượng hay bị lạc lõng trong một biển đầy màu sắc? Cần phải cân nhắc và hình dung theo nghệ thuật, bảo đảm chúng hòa hợp và tôn vẻ đẹp của nhau.

Trang trí chi tiết phòng sự kiện

          Vật trang trí giữa bàn: Có 2 điểm cần lưu ý khi quyết định sử dụng vật trang trí giữa bàn là: phải bảo đảm khách có thể nhìn thấy mặt nhau và tạo nên ấn tượng, gây sự chú ý của khách. Hãy sử dụng vật trang trí có kích thước đủ nhỏ để khách có thể nhìn thấy người ngồi đối diện phía bên kia bàn.

                                                                                                                                                                       Tk : tcsk hoang gia


Các sự kiện khác

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN HOÀNG GIA
Trụ Sở: Vân Nội - Đông Anh - Hà Nội
VPGD: 58 Hoàng Ngân - Cầu Giấy - Hà Nội

Kho 1: Số 4 Doãn Kế Thiện - Cầu Giấy - Hà Nội

Kho 2: Km2 - Quốc lộ 10 - Minh Quang - Vũ Thư - Thái Bình

Điện thoại: (+844)3556 2741 / 3995 2234

Hotline: 0989 138 568
Website: http://hoanggiahanoi.com.vn,

 http://tochucsukienthaibinh.com.vn

Email: Hoanggiaevent@gmail.com