Công ty TNHH tổ chức sự kiện Hoàng Gia
Facebook Hoàng Gia
Công ty TNHH tổ chức sự kiện Hoàng Gia
Công ty TNHH Tổ Chức Sự Kiện Hoàng Gia

Hotline: 0989 138 568

Làm thế nào để tổ chức Event chuyên nghiệp ?

          Công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghép hình và nhiệm vụ của người chơi là ghép hoàn chỉnh bức tranh đó lại bằng rất nhiều mảnh ghép nhỏ chi tiết. Đánh giá đẳng cấp của mỗi công ty là đánh giá về sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết ở mỗi event họ tổ chức. Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để tổ chức Event chuyên nghiệp.

Tổ chức sự kiện là ?

          Nói đến Tổ chức sự kiện là nói phương thức giao ngoài, tổ chức các sự kiện của doanh nghiệp, của các tổ chức xã hội, hoặc là sự kết hợp của cả hai. Ở đây không giới hạn cho việc phát triển công ty thành công ty tổ chức sự kiện. Điều này hoàn toàn khả thi trong việc tổ chức mọi thể loại sự kiện, từ lễ cưới cho đến một buổi họp chính trị. Một đội Tổ chức sự kiện có thể được sử dụng để tổ chức cho bất kỳ buổi họp doanh nghiệp nào.

Làm thế nào để tổ chức Event chuyên nghiệp ?

          Sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường khiến các công ty tổ chức Event ngày càng nâng tầm quan trọng của chuyên nghiệp hoá. Ai cũng cho rằng mình chuyên nghiệp. Chuyên nghiệp là phải làm được mọi thứ, từ thứ nhỏ nhất đến thứ lớn nhất như làm kế hoạch, gửi giấy mời như thế nào, trình bày màu sắc sao cho phù hợp công ty, sản phẩm, khách mời là ai, ăn gì, chỗ ngồi như thế nào, khách quan trọng thì đứng ra làm sao.

          Quản lý một sự kiện bao gồm quá trình hoạch định và kiểm soát về chi phí (cost), công việc (content) và rủi ro (risk) đi kèm với những ràng buộc về pháp luật (legal), văn hoá đạo đức (ethical) và những thay đổi không thể lường trước được ở bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp.

          Một Event luôn phải trải qua những "thủ tục" cơ bản sau:

1. Hình thành chủ đề (theme) cho sự kiện:

          Chủ đề này sẽ bị ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức (site choice), văn hoá riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource); và vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (catering), hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt.

2. Viết chương trình (proposal):

          Là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gởi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty Event với nhau. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.

3. Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát:

          Lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài theo kế hoạch và có sự giám sát của các bộ phận.

4. Tổ chức sự kiện và theo dõi sự kiện:

          Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.

5. Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho.

          Dọn dẹp nơi tổ chức, sửa lại những vật dụng đã sử dụng, thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp, bảo quản kho...
Sau khi Event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau. Công việc tổ chức sự kiện đòi hỏi các công ty phải thực sự tâm huyết với công việc mình đang làm

                                                                                                                       theo http://tailieu.vn

Các sự kiện khác

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN HOÀNG GIA
Trụ Sở: Vân Nội - Đông Anh - Hà Nội
VPGD: 58 Hoàng Ngân - Cầu Giấy - Hà Nội

Kho 1: Số 4 Doãn Kế Thiện - Cầu Giấy - Hà Nội

Kho 2: Km2 - Quốc lộ 10 - Minh Quang - Vũ Thư - Thái Bình

Điện thoại: (+844)3556 2741 / 3995 2234

Hotline: 0989 138 568
Website: http://hoanggiahanoi.com.vn,

 http://tochucsukienthaibinh.com.vn

Email: Hoanggiaevent@gmail.com